Pourquoi le contrôle manuel des factures échoue dans la plupart des restaurants
Dans un restaurant sans outil numérique, le circuit habituel est le suivant : le BL arrive avec la livraison, quelqu'un le signe et le range dans un classeur, puis en fin de semaine ou de mois quelqu'un (ou personne) vérifie si le prix correspond à la commande. Résultat : on paie des factures à des prix différents de ceux convenus, on accepte des quantités incorrectes sans réclamer, et les factures archivées forment une pile de papier que personne ne consulte. Selon une estimation du secteur, un restaurant de taille moyenne paie trop sur 2 à 4 % de ses factures fournisseurs faute de vérification systématique. Sur 10 000 € d'achats mensuels, cela représente entre 200 € et 400 € perdus chaque mois sans le savoir.
OCR et numérisation des bons de livraison : la norme actuelle en restauration professionnelle
La technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) permet de photographier un BL ou d'importer un PDF et d'en extraire automatiquement les données : fournisseur, date, produits, quantités et prix. Ce qui demandait 10 à 15 minutes de saisie manuelle se fait en quelques secondes. Mais numériser la facture n'est que la première étape : la vraie valeur apparaît quand le système rapproche automatiquement ces données du bon de commande correspondant et signale les écarts. Kitchen Stocker effectue ce rapprochement en temps réel : avant même d'archiver la facture, vous savez si l'on vous a facturé le prix convenu et si vous avez reçu ce que vous avez commandé.
Archivage numérique des factures : conformité RGPD et accès en quelques secondes
La réglementation impose de conserver les factures fournisseurs pendant plusieurs années à des fins fiscales et commerciales (dix ans en France, quatre ans en Espagne). Un archivage numérique bien structuré répond à cette exigence et permet en plus de retrouver n'importe quelle facture en quelques secondes : filtre par fournisseur, date, montant ou produit. En France, la facturation électronique devient progressivement obligatoire à partir de septembre 2026, via des plateformes agréées : les factures de vos fournisseurs vous parviendront de plus en plus au format numérique. En cas de litige avec un fournisseur ou de contrôle de l'administration fiscale, disposer d'un historique complet, organisé et accessible peut faire la différence entre un dossier réglé en quelques minutes ou en plusieurs jours. Kitchen Stocker héberge les factures archivées sur une infrastructure située dans l'Union européenne, conformément au RGPD.
Kitchen Stocker le suit pour vous, automatiquement
Pas de tableurs. Pas de calculs manuels.
Questions fréquentes : contrôle des factures restaurant
Est-il légal d'archiver les factures uniquement au format numérique ?+
Oui. En France comme en Espagne, la réglementation autorise l'archivage exclusivement numérique des factures, à condition d'en garantir l'intégrité, l'authenticité et la lisibilité pendant toute la durée de conservation obligatoire (dix ans en France ; en Espagne, quatre ans pour la plupart des documents commerciaux et jusqu'à dix ans pour certains documents fiscaux). Kitchen Stocker stocke les factures sur des serveurs sécurisés situés dans l'UE, dans le respect de ces exigences.
Que se passe-t-il si la facture du fournisseur ne correspond pas à la commande ?+
Kitchen Stocker génère une alerte automatique lorsqu'il détecte un écart entre la facture enregistrée et le bon de commande associé, que ce soit sur le prix, la quantité ou le produit. Cette alerte est conservée et vous pouvez la traiter avant d'autoriser le paiement.
L'OCR fonctionne-t-il avec des factures manuscrites ou en mauvais état ?+
L'OCR de Kitchen Stocker est optimisé pour les BL imprimés et les factures standard des fournisseurs espagnols. Pour les documents manuscrits ou de très mauvaise qualité, une vérification manuelle peut être nécessaire, même si le système pré-remplit automatiquement tous les champs qu'il parvient à extraire.
Peut-on importer des factures en PDF en plus des photos ?+
Oui. Kitchen Stocker accepte aussi bien les photos prises depuis un mobile que les fichiers PDF envoyés par le fournisseur. Les deux passent par le même moteur d'extraction OCR et sont archivés dans l'historique.
Le contrôle des factures de Kitchen Stocker remplace-t-il le logiciel de comptabilité ?+
Non. Kitchen Stocker gère l'opérationnel des achats et des factures fournisseurs (vérification, archivage, rapprochement avec les commandes). Pour la comptabilité fiscale, vous pouvez exporter les données en CSV afin que votre expert-comptable ou votre logiciel comptable les intègre.
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Dernière mise à jour : 2026-04-12