Le problème
Chaque jour, les restaurants reçoivent de leurs fournisseurs des bons de livraison (BL) et des factures papier que quelqu'un doit ressaisir à la main dans le logiciel de gestion. Ce travail prend du temps, introduit des erreurs et produit des piles de papier à archiver, difficiles à retrouver ensuite. Et quand les factures arrivent en comptabilité des semaines plus tard, il est trop tard pour repérer les écarts avec les commandes ou les erreurs de prix que le fournisseur a pu glisser.
Comment nous le résolvons
Kitchen Stocker intègre la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour numériser instantanément BL et factures depuis l'application mobile. Le système extrait automatiquement les produits, les quantités et les prix du document, les rapproche du bon de commande correspondant et met à jour l'inventaire sans intervention manuelle. S'il détecte un écart entre ce qui a été commandé et ce qui est facturé, il vous prévient immédiatement pour que vous puissiez réclamer au fournisseur avant de payer.
Ce que vous obtenez avec Kitchen Stocker
Du papier à l'inventaire en moins de 30 secondes
Photographiez le BL avec votre téléphone : l'OCR extrait les données et le stock se met à jour automatiquement, sans rien taper.
Détection automatique des écarts avec la commande
Kitchen Stocker rapproche chaque BL numérisé de la commande d'origine et vous alerte en cas de différence de quantités, de produits ou de prix avant que vous ne validiez la livraison.
Archivage numérique de toutes les factures et de tous les BL
Tous les documents sont archivés en numérique, avec recherche par fournisseur, produit ou date, dans le respect des obligations de conservation des pièces exigées par l'administration fiscale.
Des données d'achat prêtes pour la comptabilité, sans double saisie
Les données extraites des factures peuvent être exportées directement vers votre logiciel de comptabilité, ce qui supprime la double saisie et les erreurs qui l'accompagnent.
Les modules qui le rendent possible
Cette solution combine les fonctionnalités suivantes de Kitchen Stocker
Questions fréquentes
Quelle est la précision de l'OCR sur les bons de livraison des fournisseurs ?
Le système OCR de Kitchen Stocker est optimisé pour les formats de BL et de factures les plus courants chez les fournisseurs alimentaires en Espagne. La précision dépasse 95 % sur les documents bien lisibles, et vous pouvez toujours vérifier et corriger les données avant de confirmer l'entrée.
L'OCR fonctionne-t-il avec des BL manuscrits ou de mauvaise qualité ?
L'OCR donne les meilleurs résultats avec des documents imprimés. Pour les BL manuscrits ou en basse résolution, le système extrait ce qu'il peut et signale les champs non reconnus pour une vérification manuelle, ce qui accélère quand même le processus.
Les BL numérisés ont-ils la même valeur légale que les originaux papier ?
Pour la gestion opérationnelle et le contrôle interne, les documents numérisés dans Kitchen Stocker sont pleinement exploitables. Sur le plan légal et fiscal, nous vous conseillons de consulter votre expert-comptable : la réglementation autorise la conservation numérique des factures sous certaines conditions.
Puis-je numériser les factures fournisseurs reçues par e-mail en PDF ?
Oui. En plus de photographier les documents papier, Kitchen Stocker permet d'importer directement des fichiers PDF pour le traitement OCR : cela fonctionne donc aussi avec les factures que vos fournisseurs vous envoient au format numérique.