O problema
Todos os dias, os restaurantes recebem guias de remessa e faturas em papel dos seus fornecedores que alguém tem de transcrever manualmente para o sistema de gestão. Este processo consome tempo, introduz erros e gera pilhas de papel que é preciso arquivar e que depois custa encontrar. Além disso, quando as faturas chegam à contabilidade semanas depois, já é tarde para detetar discrepâncias face às encomendas ou erros de preço que o fornecedor possa ter deixado passar.
Como o resolvemos
O Kitchen Stocker incorpora reconhecimento ótico de caracteres (OCR) para digitalizar guias de remessa e faturas no momento, a partir da app do telemóvel. O sistema extrai automaticamente os produtos, quantidades e preços do documento, cruza-os com a encomenda correspondente e atualiza o inventário sem intervenção manual. Se detetar uma discrepância entre o encomendado e o faturado, avisa-o de imediato para que possa reclamar junto do fornecedor antes de pagar.
O que ganha com o Kitchen Stocker
Do papel ao inventário em menos de 30 segundos
Fotografe a guia de remessa com o telemóvel, o OCR extrai os dados e o stock atualiza-se automaticamente, sem escrever nada.
Deteção automática de discrepâncias face à encomenda
O Kitchen Stocker cruza cada guia de remessa digitalizada com a encomenda original e alerta-o se houver diferenças de quantidades, produtos ou preços antes de dar a entrega por boa.
Arquivo digital de todas as faturas e guias de remessa
Todos os documentos ficam guardados digitalmente, com pesquisa por fornecedor, produto ou data, cumprindo os requisitos de conservação documental da Autoridade Tributária.
Dados de compra prontos para a contabilidade sem dupla introdução
Os dados extraídos das faturas podem ser exportados diretamente para o seu software de contabilidade, eliminando a dupla introdução de dados e os erros associados.
Módulos que o tornam possível
Esta solução combina as seguintes funcionalidades do Kitchen Stocker
Perguntas frequentes
Com que precisão lê o OCR as guias de remessa dos fornecedores?
O sistema OCR do Kitchen Stocker está otimizado para os formatos mais habituais de guias de remessa e faturas de fornecedores alimentares em Portugal e Espanha. A precisão supera os 95% em documentos bem legíveis, e pode sempre rever e corrigir os dados antes de confirmar a entrada.
O OCR funciona com guias de remessa manuscritas ou de baixa qualidade?
O OCR funciona melhor com documentos impressos. No caso de guias de remessa manuscritas ou de baixa resolução, o sistema extrai o que consegue e assinala os campos não reconhecidos para revisão manual, agilizando na mesma o processo.
As guias de remessa digitalizadas têm validade legal como os originais em papel?
Para a gestão operacional e o controlo interno, os documentos digitalizados no Kitchen Stocker são totalmente funcionais. Para efeitos legais e fiscais, recomendamos que consulte o seu contabilista, embora a legislação permita a conservação digital de faturas desde que se cumpram determinados requisitos.
Posso digitalizar faturas de fornecedores que chegam por e-mail em PDF?
Sim. Além de fotografar documentos em papel, o Kitchen Stocker permite carregar ficheiros PDF diretamente para processamento OCR, pelo que também funciona com as faturas que recebe digitalmente dos seus fornecedores.