Porque é que o controlo manual de faturas falha na maioria dos restaurantes
O fluxo habitual num restaurante sem sistema digital é este: chega a guia de remessa com a entrega, alguém a assina e deixa numa pasta, e no fim da semana ou do mês alguém (ou ninguém) verifica se o preço coincide com a encomenda. O resultado: pagam-se faturas com preços diferentes dos acordados, aceitam-se quantidades incorretas sem reclamar e o arquivo de faturas é um monte de papel que ninguém consulta. Um estudo do setor estima que um restaurante de média dimensão paga a mais em 2-4% das suas faturas de fornecedor por falta de verificação sistemática. Em 10.000 € de compras mensais, isso são entre 200 € e 400 € por mês perdidos sem se dar conta.
OCR e digitalização de guias de remessa: o padrão atual na restauração profissional
A tecnologia OCR (reconhecimento ótico de caracteres) permite fotografar uma guia de remessa ou carregar um PDF e extrair automaticamente os dados: fornecedor, data, produtos, quantidades e preços. O que antes exigia 10-15 minutos a digitar manualmente faz-se em segundos. Mas digitalizar a fatura é só o primeiro passo: o valor real chega quando o sistema cruza automaticamente esses dados com a nota de encomenda correspondente e alerta se houver discrepâncias. O Kitchen Stocker faz este cruzamento em tempo real, para que saiba, antes de arquivar a fatura, se lhe cobraram o acordado e se recebeu o que encomendou.
Arquivo digital de faturas: conformidade com o RGPD e acesso em segundos
A legislação fiscal obriga a conservar as faturas de fornecedores durante vários anos (10 anos em Portugal, quatro em Espanha). Um arquivo digital bem estruturado cumpre esse requisito e, além disso, permite aceder a qualquer fatura em segundos: filtrar por fornecedor, data, valor ou produto. Em caso de discrepância com um fornecedor ou de inspeção da Autoridade Tributária, ter o histórico completo organizado e acessível pode ser a diferença entre resolver o assunto em minutos ou em dias. O Kitchen Stocker mantém o arquivo de faturas em infraestrutura dentro da União Europeia, em conformidade com o RGPD.
O Kitchen Stocker acompanha isto automaticamente
Sem folhas de cálculo. Sem cálculos manuais.
Perguntas frequentes sobre controlo de faturas em restaurantes
É legal arquivar faturas apenas em formato digital?+
Sim. Tanto em Portugal como em Espanha, a legislação permite o arquivo exclusivamente digital de faturas desde que se garanta a sua integridade, autenticidade e legibilidade durante o prazo de conservação obrigatório (10 anos em Portugal; em Espanha, 4 anos para a maioria dos documentos comerciais e até 10 para alguns fiscais). O Kitchen Stocker armazena as faturas em servidores seguros dentro da UE, cumprindo estes requisitos.
O que acontece se a fatura do fornecedor não coincidir com a encomenda?+
O Kitchen Stocker gera um alerta automático quando deteta uma discrepância entre a fatura registada e a nota de encomenda associada, seja no preço, na quantidade ou no produto. Esse alerta fica registado e pode geri-lo antes de autorizar o pagamento.
O OCR funciona com faturas manuscritas ou em mau estado?+
O OCR do Kitchen Stocker está otimizado para guias de remessa impressas e faturas padrão de fornecedores portugueses e espanhóis. Para documentos manuscritos ou de muito baixa qualidade pode ser necessária revisão manual, embora o sistema pré-preencha todos os campos que consegue extrair automaticamente.
É possível carregar faturas em PDF além de fotografias?+
Sim. O Kitchen Stocker aceita tanto fotografias tiradas com o telemóvel como ficheiros PDF enviados pelo fornecedor. Ambos passam pelo mesmo motor de extração OCR e ficam arquivados no histórico.
O controlo de faturas do Kitchen Stocker substitui o software de contabilidade?+
Não. O Kitchen Stocker gere a operação de compras e faturas de fornecedor (verificação, arquivo, cruzamento com encomendas). Para a contabilidade fiscal pode exportar os dados para CSV, para que o seu contabilista ou software de contabilidade os incorpore.
Digitalize as suas guias de remessa e deixe de pagar faturas sem as rever
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Última atualização: 2026-04-12