Il problema
Ogni giorno i ristoranti ricevono dai fornitori documenti di trasporto (DDT) e fatture cartacee che qualcuno deve trascrivere a mano nel gestionale. È un processo che consuma tempo, introduce errori e produce pile di carta da archiviare e poi difficili da ritrovare. In più, quando le fatture arrivano in contabilità settimane dopo, è ormai tardi per individuare differenze rispetto agli ordini o errori di prezzo che il fornitore è riuscito a far passare.
Come lo risolviamo
Kitchen Stocker integra il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per digitalizzare DDT e fatture all'istante dall'app del telefono. Il sistema estrae automaticamente prodotti, quantità e prezzi dal documento, li incrocia con l'ordine corrispondente e aggiorna l'inventario senza alcun intervento manuale. Se rileva una differenza tra ordinato e fatturato ti avvisa subito, così puoi contestarla al fornitore prima di pagare.
Cosa ottieni con Kitchen Stocker
Dalla carta all'inventario in meno di 30 secondi
Fotografa il DDT con il telefono: l'OCR estrae i dati e le giacenze si aggiornano da sole, senza digitare nulla.
Rilevamento automatico delle differenze rispetto all'ordine
Kitchen Stocker incrocia ogni DDT digitalizzato con l'ordine originale e ti avvisa se ci sono differenze di quantità, prodotti o prezzi prima che tu dia la consegna per buona.
Archivio digitale di tutte le fatture e di tutti i DDT
Tutti i documenti restano archiviati in digitale, con ricerca per fornitore, prodotto o data, nel rispetto dei requisiti di conservazione documentale dell'Agenzia delle Entrate.
Dati di acquisto pronti per la contabilità senza doppio inserimento
I dati estratti dalle fatture si possono esportare direttamente nel tuo software di contabilità, eliminando il doppio inserimento e gli errori che ne derivano.
I moduli che lo rendono possibile
Questa soluzione combina le seguenti funzionalità di Kitchen Stocker
Domande frequenti
Con quanta precisione l'OCR legge i DDT dei fornitori?
Il sistema OCR di Kitchen Stocker è ottimizzato per i formati più diffusi di documenti di trasporto e fatture dei fornitori alimentari in Italia e Spagna. La precisione supera il 95% sui documenti ben leggibili e puoi sempre rivedere e correggere i dati prima di confermare l'entrata.
L'OCR funziona con DDT scritti a mano o di scarsa qualità?
L'OCR dà il meglio con i documenti stampati. Nel caso di DDT manoscritti o a bassa risoluzione, il sistema estrae quello che riesce e segnala i campi non riconosciuti per la revisione manuale, velocizzando comunque il processo.
I DDT digitalizzati hanno lo stesso valore legale degli originali cartacei?
Per la gestione operativa e il controllo interno i documenti digitalizzati in Kitchen Stocker sono pienamente funzionali. A fini legali e fiscali ti consigliamo di sentire il tuo commercialista: la normativa consente la conservazione digitale delle fatture nel rispetto di determinati requisiti.
Posso digitalizzare le fatture dei fornitori che arrivano via email in PDF?
Sì. Oltre a fotografare i documenti cartacei, Kitchen Stocker permette di caricare file PDF direttamente per l'elaborazione OCR, quindi funziona anche con le fatture che ricevi in digitale dai tuoi fornitori.