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Software acquisti e fornitori per ristoranti: dall'ordine al magazzino senza carta
Il programma di controllo fornitori che centralizza il catalogo, automatizza gli ordini e controlla i prezzi da un unico pannello.
Un software di gestione acquisti e fornitori per ristoranti esiste per eliminare un processo che oggi si fa a mano: telefonare al fornitore, mandare un'email o un WhatsApp, annotare l'ordine su carta, riceverlo e poi aggiornare l'Excel. Questo ciclo si ripete più volte a settimana in qualsiasi ristorante. La gestione manuale di acquisti e fornitori genera tre problemi che costano soldi ogni mese: ordini dimenticati che finiscono in rotture di stock, prezzi non aggiornati che falsano il food cost teorico e differenze tra il fatturato e il consegnato che nessuno contesta perché non restano registrate. Kitchen Stocker digitalizza il processo dall'inizio alla fine —da quando decidi di comprare a quando la merce entra in magazzino e le giacenze risultano aggiornate— e centralizza il controllo dei fornitori di tutti i tuoi locali in un unico pannello: prezzi, storico degli ordini, condizioni di pagamento e confronto tra fornitori dello stesso prodotto.
Cosa include
- Catalogo unificato dei fornitori con prodotti, prezzi e condizioni di pagamento
- Ordini di acquisto con un clic e suggerimento automatico basato sulla scorta minima
- Ricezione digitale con registrazione delle differenze tra ordine e consegna
- Storico completo di ordini, prezzi e sprechi per fornitore
- Confronto dei prezzi tra fornitori dello stesso prodotto per negoziare con i dati
- Integrazione con l'OCR delle fatture per aggiornare i prezzi senza trascrizione manuale
- Gestione multi-locale: centralizza gli acquisti di tutti i tuoi ristoranti in un pannello
Acquisti e fornitori · app.kitchenstocker.com
Come funziona
Configura il tuo catalogo fornitori
Aggiungi ogni fornitore con i suoi prodotti, prezzi e condizioni di pagamento. Quando un fornitore alza i prezzi, aggiorni il catalogo una sola volta e il sistema ricalcola automaticamente il costo delle ricette interessate. I fornitori che applicano prezzi diversi in base al volume possono avere più listini configurati.
Crea ordini di acquisto in pochi secondi
Seleziona il fornitore, scegli i prodotti che ti servono e lancia l'ordine. Kitchen Stocker suggerisce automaticamente quali prodotti sono sotto il livello minimo di giacenza e quanto ordinare, sulla base dello storico dei consumi. Puoi inviare l'ordine via email o esportarlo in PDF direttamente dalla piattaforma.
Ricevi l'ordine in magazzino dal cellulare
All'arrivo della merce, il responsabile di turno conferma la ricezione prodotto per prodotto dall'app mobile. Se manca qualche unità, ne arrivano di più o il prezzo del documento di trasporto (DDT) non coincide con quanto pattuito, la registra come differenza con un motivo. Quella differenza resta documentata per reclamare al fornitore con i dati.
Le giacenze e il food cost si aggiornano automaticamente
Una volta confermata la ricezione, le quantità entrano in inventario e i prezzi di costo degli ingredienti vengono aggiornati. Il food cost teorico dei piatti che usano quegli ingredienti si ricalcola all'istante, senza che nessuno debba toccare Excel. La fattura digitale acquisita con OCR può avviare questo processo senza intervento manuale.
A chi serve questo modulo?
Responsabile acquisti
Consolida gli ordini settimanali di tutti i locali in un'unica schermata, ha lo storico dei prezzi di ogni fornitore per prodotto e può negoziare condizioni migliori con dati oggettivi —quanto si compra, da quale fornitore e a che prezzo—. Quando un fornitore alza i prezzi, il sistema avvisa automaticamente e mostra quali piatti ne risentono.
Responsabile di turno
Riceve l'ordine del fornitore con l'app mobile, conferma le unità senza interrompere il servizio e annota le differenze senza dover telefonare a nessuno. Il sistema gli suggerisce automaticamente quali prodotti ordinare oggi in base ai livelli di giacenza e al consumo previsto per il turno.
Chef di cucina
Sa in tempo reale quali ingredienti ha a disposizione e quali stanno per arrivare. Può pianificare il menu del giorno senza rischiare di promettere un piatto che non potrà produrre. Se un fornitore salta una consegna, riceve l'avviso prima di lanciare l'ordine.
Proprietario o manager di gruppo
Vede cosa si compra, a che prezzo e con quale frequenza in tutti i suoi locali dal pannello centrale. Individua i locali che stanno comprando più del necessario, i fornitori con prezzi fuori scala rispetto alla media del gruppo e le occasioni per consolidare gli acquisti e negoziare sui volumi.
Domande frequenti
Come automatizza Kitchen Stocker la gestione degli acquisti di un ristorante?
Kitchen Stocker digitalizza l'intero ciclo: configuri i tuoi fornitori con i loro prodotti e prezzi, il sistema ti suggerisce cosa ordinare in base alle giacenze attuali e allo storico dei consumi, generi l'ordine di acquisto con un clic, lo invii al fornitore via email o in PDF e, all'arrivo della merce, confermi la ricezione dal cellulare. Le giacenze si aggiornano automaticamente, eliminando la trascrizione manuale e gli errori che ne derivano.
Kitchen Stocker invia l'ordine al fornitore automaticamente?
Puoi generare l'ordine di acquisto in PDF o inviarlo via email direttamente dalla piattaforma, senza uscire dal sistema. L'integrazione automatica con piattaforme di fornitori esterni come Metro o distributori specifici è prevista nella roadmap di prodotto per le versioni future.
Cosa succede se ricevo meno unità di quelle ordinate o il prezzo del DDT non coincide?
Puoi fare una ricezione parziale registrando la differenza con un motivo (mancante, danneggiato, prezzo diverso da quello concordato). Il fornitore può inviare il resto con un DDT successivo, che resta collegato all'ordine originale. La differenza di prezzo resta documentata per reclamare al fornitore con dati oggettivi, non a memoria.
Posso confrontare i prezzi tra fornitori dello stesso prodotto?
Sì. Kitchen Stocker conserva lo storico dei prezzi di ogni prodotto per fornitore, così puoi vedere chi vende a meno, quale fornitore ha alzato i prezzi di recente e dove hai margine per negoziare. Questa visibilità è particolarmente utile quando lavori con più distributori per lo stesso gruppo di prodotti.
La gestione dei fornitori funziona per ristoranti con più locali?
Sì. Puoi centralizzare il catalogo fornitori a livello di gruppo e permettere a ogni locale di generare i propri ordini secondo le sue necessità. I report consolidano gli acquisti per fornitore a livello di gruppo, così puoi negoziare sui volumi anche se ogni locale ordina separatamente. Ogni locale vede solo i propri ordini; la direzione vede la vista consolidata.
Come incide il controllo dei fornitori sul food cost del ristorante?
Direttamente. Ogni volta che aggiorni il prezzo di un ingrediente nel catalogo del fornitore, il food cost teorico dei piatti che usano quell'ingrediente si ricalcola automaticamente. Questo evita il problema più frequente del food cost: che il prezzo nelle schede tecniche sia superato rispetto al prezzo reale che stai pagando. Con l'OCR delle fatture questo aggiornamento avviene senza intervento manuale.
Il modulo acquisti e fornitori è incluso in tutti i piani?
Il modulo completo di acquisti e fornitori è incluso a partire dal piano Professional (99 €/mese) e comprende catalogo fornitori illimitato, ordini di acquisto, ricezione digitale e confronto dei prezzi. Il piano Enterprise aggiunge report consolidati a livello di gruppo e flussi di approvazione degli ordini oltre una soglia configurabile.
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