Das Problem
Restaurants erhalten Tag für Tag Lieferscheine und Rechnungen auf Papier, die jemand von Hand ins Warenwirtschaftssystem übertragen muss. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler und hinterlässt Papierstapel, die abgeheftet werden müssen und später schwer zu finden sind. Und wenn die Rechnungen Wochen später in der Buchhaltung ankommen, ist es zu spät, um Abweichungen zur Bestellung oder Preisfehler zu erkennen, die der Lieferant untergebracht hat.
So lösen wir das
Kitchen Stocker bringt optische Zeichenerkennung (OCR) mit, um Lieferscheine und Rechnungen direkt aus der Handy-App zu digitalisieren. Das System liest Produkte, Mengen und Preise automatisch aus dem Dokument, gleicht sie mit der zugehörigen Bestellung ab und aktualisiert den Warenbestand ohne manuelle Eingabe. Erkennt es eine Abweichung zwischen Bestelltem und Berechnetem, werden Sie sofort benachrichtigt und können beim Lieferanten reklamieren, bevor Sie zahlen.
Das bekommen Sie mit Kitchen Stocker
Vom Papier in den Bestand in weniger als 30 Sekunden
Lieferschein mit dem Handy fotografieren: Das OCR liest die Daten aus, und der Bestand aktualisiert sich automatisch, ganz ohne Tippen.
Abweichungen zur Bestellung werden automatisch erkannt
Kitchen Stocker gleicht jeden digitalisierten Lieferschein mit der ursprünglichen Bestellung ab und warnt Sie bei Unterschieden in Menge, Produkt oder Preis, bevor Sie die Lieferung freigeben.
Digitales Archiv aller Rechnungen und Lieferscheine
Alle Dokumente liegen digital ab, durchsuchbar nach Lieferant, Produkt oder Datum, passend zu den Aufbewahrungspflichten des Finanzamts: in Deutschland zehn Jahre nach den GoBD-Regeln.
Einkaufsdaten fertig für die Buchhaltung, ohne doppelte Erfassung
Die aus den Rechnungen ausgelesenen Daten lassen sich direkt in Ihre Buchhaltungssoftware exportieren. Das beseitigt die doppelte Erfassung und die Fehler, die damit einhergehen.
Die Module, die das möglich machen
Diese Lösung kombiniert die folgenden Funktionen von Kitchen Stocker
Häufige Fragen
Wie genau liest das OCR die Lieferscheine Ihrer Lieferanten?
Das OCR von Kitchen Stocker ist auf die gängigsten Lieferschein- und Rechnungsformate von Lebensmittellieferanten optimiert. Bei gut lesbaren Dokumenten liegt die Genauigkeit über 95 %, und Sie können die Daten vor dem Bestätigen des Wareneingangs jederzeit prüfen und korrigieren.
Funktioniert das OCR auch bei handschriftlichen oder schlecht lesbaren Lieferscheinen?
Am besten arbeitet das OCR mit gedruckten Dokumenten. Bei handschriftlichen Lieferscheinen oder geringer Auflösung liest das System aus, was möglich ist, und markiert die nicht erkannten Felder zur manuellen Prüfung. Der Ablauf bleibt trotzdem deutlich schneller.
Haben digitalisierte Lieferscheine dieselbe rechtliche Gültigkeit wie die Originale auf Papier?
Für den laufenden Betrieb und die interne Kontrolle sind die in Kitchen Stocker digitalisierten Dokumente uneingeschränkt nutzbar. Für steuerliche und rechtliche Zwecke sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater: In Deutschland erlauben die GoBD die digitale Aufbewahrung von Rechnungen, wenn bestimmte Anforderungen erfüllt sind.
Kann ich auch Lieferantenrechnungen digitalisieren, die per E-Mail als PDF kommen?
Ja. Neben dem Abfotografieren von Papierdokumenten können Sie in Kitchen Stocker PDF-Dateien direkt zur OCR-Verarbeitung hochladen. Das funktioniert also auch mit den Rechnungen, die Ihre Lieferanten digital schicken.