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Einkaufs- und Lieferantensoftware für Restaurants: von der Bestellung ins Lager, ohne Papier
Die Software für Lieferantenmanagement, die den Katalog bündelt, Bestellungen automatisiert und Preise aus einem einzigen Dashboard überwacht.
Eine Software für Einkauf und Lieferanten im Restaurant gibt es, um einen Prozess abzuschaffen, der heute noch von Hand läuft: beim Lieferanten anrufen, eine E-Mail oder WhatsApp schicken, die Bestellung auf Papier notieren, die Ware annehmen und anschließend die Excel-Tabelle aktualisieren. Dieser Kreislauf wiederholt sich in jedem Restaurant mehrmals pro Woche. Einkauf und Lieferanten von Hand zu verwalten, erzeugt drei Probleme, die jeden Monat Geld kosten: vergessene Bestellungen, die in Fehlbeständen enden, veraltete Preise, die den theoretischen Wareneinsatz (Food Cost) verfälschen, und Differenzen zwischen dem, was berechnet, und dem, was geliefert wurde, die niemand reklamiert, weil sie nirgends festgehalten sind. Kitchen Stocker digitalisiert den Prozess von Anfang bis Ende, von der Kaufentscheidung bis zu dem Moment, in dem die Ware ins Lager kommt und der Bestand aktualisiert ist, und bündelt das Lieferantenmanagement aller Ihrer Standorte in einem einzigen Dashboard: Preise, Bestellhistorie, Zahlungsbedingungen und der Vergleich zwischen Lieferanten für dasselbe Produkt.
Das ist enthalten
- Einheitlicher Lieferantenkatalog mit Produkten, Preisen und Zahlungsbedingungen
- Bestellungen mit einem Klick, mit automatischem Vorschlag auf Basis des Mindestbestands
- Digitaler Wareneingang mit Erfassung der Differenzen zwischen Bestellung und Lieferung
- Vollständige Historie von Bestellungen, Preisen und Schwund pro Lieferant
- Preisvergleich zwischen Lieferanten für dasselbe Produkt, um mit Zahlen zu verhandeln
- Anbindung an die OCR-Rechnungserfassung, um Preise ohne manuelles Abtippen zu aktualisieren
- Multi-Standort-Verwaltung: Einkauf aller Ihrer Restaurants in einem Dashboard bündeln
Einkauf und Lieferanten · app.kitchenstocker.com
So funktioniert es
Richten Sie Ihren Lieferantenkatalog ein
Legen Sie jeden Lieferanten mit seinen Produkten, Preisen und Zahlungsbedingungen an. Erhöht ein Lieferant die Preise, aktualisieren Sie den Katalog ein einziges Mal, und das System berechnet die Kosten der betroffenen Rezepte automatisch neu. Für Lieferanten mit mengenabhängigen Preisen lassen sich mehrere Tarife hinterlegen.
Erstellen Sie Bestellungen in Sekunden
Wählen Sie den Lieferanten, wählen Sie die benötigten Produkte und lösen Sie die Bestellung aus. Kitchen Stocker zeigt automatisch an, welche Produkte unter dem Mindestbestand liegen und wie viel Sie auf Basis des bisherigen Verbrauchs bestellen sollten. Sie können die Bestellung per E-Mail versenden oder direkt aus der Plattform als PDF exportieren.
Nehmen Sie die Lieferung im Lager per Smartphone an
Wenn die Ware eintrifft, bestätigt der Schichtleiter den Wareneingang Produkt für Produkt in der mobilen App. Fehlen Einheiten, kommen zu viele an oder weicht der Preis auf dem Lieferschein von der Vereinbarung ab, erfasst er das als Differenz mit einem Grund. Diese Differenz ist dokumentiert, sodass Sie beim Lieferanten mit Zahlen reklamieren können.
Bestand und Wareneinsatz aktualisieren sich automatisch
Sobald der Wareneingang bestätigt ist, fließen die Mengen in den Warenbestand und die Einkaufspreise der Zutaten werden aktualisiert. Der theoretische Wareneinsatz der Gerichte mit diesen Zutaten wird sofort neu berechnet, ohne dass jemand Excel anfassen muss. Die per OCR erfasste digitale Rechnung kann diesen Vorgang ohne manuelles Zutun anstoßen.
Für wen ist dieses Modul gedacht?
Einkaufsleiter
Bündelt die wöchentlichen Bestellungen aller Standorte auf einem einzigen Bildschirm, hat die Preishistorie jedes Lieferanten pro Produkt vor sich und kann mit objektiven Daten bessere Konditionen verhandeln: wie viel eingekauft wird, bei welchem Lieferanten und zu welchem Preis. Erhöht ein Lieferant die Preise, warnt das System automatisch und zeigt, welche Gerichte betroffen sind.
Schichtleiter
Nimmt die Lieferung mit der mobilen App an, bestätigt die Einheiten, ohne den Service zu unterbrechen, und notiert Differenzen, ohne jemanden anrufen zu müssen. Das System schlägt ihm automatisch vor, welche Produkte heute zu bestellen sind, nach Lagerbestand und erwartetem Verbrauch der Schicht.
Küchenchef
Weiß in Echtzeit, welche Zutaten verfügbar sind und welche noch kommen. Er kann die Tageskarte planen, ohne ein Gericht anzukündigen, das er nicht produzieren kann. Bleibt eine Lieferung aus, erhält er die Warnung, bevor er die Bestellung aufgibt.
Inhaber oder Gruppenleiter
Sieht im zentralen Dashboard, was an allen Standorten gekauft wird, zu welchem Preis und wie oft. Er erkennt Standorte, die mehr einkaufen als nötig, Lieferanten mit Preisen weit über dem Durchschnitt der Gruppe und Gelegenheiten, Einkäufe zu bündeln und über die Menge zu verhandeln.
Häufige Fragen
Wie automatisiert Kitchen Stocker den Einkauf eines Restaurants?
Kitchen Stocker digitalisiert den gesamten Zyklus: Sie hinterlegen Ihre Lieferanten mit Produkten und Preisen, das System schlägt auf Basis von aktuellem Bestand und bisherigem Verbrauch vor, was zu bestellen ist, Sie erzeugen die Bestellung mit einem Klick, senden sie per E-Mail oder PDF an den Lieferanten und bestätigen bei Ankunft der Ware den Wareneingang per Smartphone. Der Bestand aktualisiert sich automatisch, das manuelle Abtippen und die damit verbundenen Fehler entfallen.
Sendet Kitchen Stocker die Bestellung automatisch an den Lieferanten?
Sie können die Bestellung als PDF erzeugen oder direkt aus der Plattform per E-Mail versenden, ohne das System zu verlassen. Die automatische Anbindung an externe Lieferantenplattformen wie Metro oder einzelne Großhändler steht für künftige Versionen auf der Produkt-Roadmap.
Was passiert, wenn ich weniger Einheiten erhalte als bestellt oder der Preis auf dem Lieferschein nicht stimmt?
Sie können einen Teilwareneingang buchen und die Differenz mit einem Grund erfassen (fehlend, beschädigt, abweichender Preis). Der Lieferant kann den Rest mit einem späteren Lieferschein nachliefern, der mit der ursprünglichen Bestellung verknüpft bleibt. Die Preisdifferenz ist dokumentiert, sodass Sie beim Lieferanten mit objektiven Daten reklamieren, nicht aus dem Gedächtnis.
Kann ich die Preise verschiedener Lieferanten für dasselbe Produkt vergleichen?
Ja. Kitchen Stocker speichert die Preishistorie jedes Produkts pro Lieferant. So sehen Sie, wer günstiger verkauft, welcher Lieferant zuletzt die Preise erhöht hat und wo Sie Verhandlungsspielraum haben. Diese Transparenz hilft besonders, wenn Sie für dieselbe Produktgruppe mit mehreren Großhändlern arbeiten.
Funktioniert die Lieferantenverwaltung auch für Restaurants mit mehreren Standorten?
Ja. Sie können den Lieferantenkatalog auf Gruppenebene bündeln und jeden Standort seine eigenen Bestellungen nach Bedarf erzeugen lassen. Die Berichte konsolidieren die Einkäufe pro Lieferant auf Gruppenebene, sodass Sie über die Menge verhandeln können, auch wenn jeder Standort getrennt bestellt. Jeder Standort sieht nur seine eigenen Bestellungen, die Geschäftsführung sieht die konsolidierte Übersicht.
Wie wirkt sich die Lieferantenkontrolle auf den Wareneinsatz des Restaurants aus?
Unmittelbar. Jedes Mal, wenn Sie den Preis einer Zutat im Lieferantenkatalog aktualisieren, wird der theoretische Wareneinsatz aller Gerichte mit dieser Zutat automatisch neu berechnet. Das verhindert das häufigste Problem beim Wareneinsatz: Preise in der Rezeptkalkulation, die nicht mehr dem entsprechen, was Sie tatsächlich zahlen. Mit der OCR-Rechnungserfassung geschieht diese Aktualisierung ohne manuelles Zutun.
Ist das Modul Einkauf und Lieferanten in allen Tarifen enthalten?
Das vollständige Modul für Einkauf und Lieferanten ist ab dem Professional-Tarif (99 €/Monat) enthalten und umfasst unbegrenzt viele Lieferanten im Katalog, Bestellungen, digitalen Wareneingang und den Preisvergleich. Der Enterprise-Tarif ergänzt konsolidierte Berichte auf Gruppenebene und Freigabe-Workflows für Bestellungen ab einem frei definierbaren Schwellenwert.
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