Per què el control de factures manual falla en la majoria de restaurants
El flux habitual en un restaurant sense sistema digital és: arriba l'albarà amb el repartiment, algú el signa i el deixa en una carpeta, al final de la setmana o del mes algú (o ningú) revisa si el preu coincideix amb la comanda. El resultat: es paguen factures amb preus diferents als acordats, s'accepten quantitats incorrectes sense reclamar i l'arxiu de factures és un munt de paper que ningú consulta. Un estudi del sector estima que un restaurant mitjà paga de més en un 2-4% de les seves factures de proveïdor per falta de verificació sistemàtica. En €10.000 de compres mensuals, això són entre €200 i €400 al mes perduts sense saber-ho.
OCR i digitalització d'albarans: l'estàndard actual en hostaleria professional
La tecnologia OCR (reconeixement òptic de caràcters) permet fotografiar un albarà o pujar un PDF i extreure automàticament les dades: proveïdor, data, productes, quantitats i preus. El que abans requeria teclejar manualment durant 10-15 minuts es fa en segons. Però digitalitzar la factura és només el primer pas: el valor real arriba quan el sistema creua automàticament aquestes dades amb la comanda corresponent i alerta si hi ha discrepàncies. Kitchen Stocker fa aquest creuament en temps real, de manera que saps abans d'arxivar la factura si t'han cobrat el que s'ha acordat i si has rebut el que vas demanar.
Arxiu digital de factures: compliment RGPD i accés en segons
La legislació espanyola exigeix conservar les factures de proveïdors durant quatre anys a efectes fiscals i mercantils. Un arxiu digital ben estructurat compleix aquest requisit i a més permet accedir a qualsevol factura en segons: filtrar per proveïdor, data, import o producte. En cas de discrepància amb un proveïdor o de revisió d'Hisenda, tenir l'historial complet organitzat i accessible pot ser la diferència entre resoldre l'assumpte en minuts o en dies. Kitchen Stocker manté l'arxiu de factures en infraestructura dins de la Unió Europea, en compliment del RGPD i la LOPDGDD espanyola.
Kitchen Stocker controla això automàticament
Sense fulls de càlcul. Sense càlculs manuals.
Preguntes freqüents sobre control de factures restaurant
És legal arxivar factures només en format digital a Espanya?+
Sí. La legislació espanyola permet l'arxiu exclusivament digital de factures si es garanteix la seva integritat, autenticitat i llegibilitat durant el període de conservació obligatori (4 anys per a la majoria de documents mercantils, fins a 10 per a alguns fiscals). Kitchen Stocker emmagatzema les factures en servidors segurs dins de la UE complint aquests requisits.
Què passa si la factura del proveïdor no coincideix amb la comanda?+
Kitchen Stocker genera una alerta automàtica quan detecta una discrepància entre la factura registrada i la comanda associada, ja sigui en preu, quantitat o producte. Aquesta alerta queda registrada i pots gestionar-la abans d'autoritzar el pagament.
Funciona l'OCR amb factures manuscrites o en mal estat?+
L'OCR de Kitchen Stocker està optimitzat per a albarans impresos i factures estàndard de proveïdors espanyols. Per a documents manuscrits o de molt baixa qualitat, pot ser necessària revisió manual, encara que el sistema pre-omple tots els camps que pot extreure automàticament.
Es poden pujar factures en PDF a més de fotografies?+
Sí. Kitchen Stocker accepta tant fotografies preses des del mòbil com arxius PDF enviats pel proveïdor. Ambdós passen pel mateix motor d'extracció OCR i queden arxivats en l'historial.
El control de factures de Kitchen Stocker substitueix el programari de comptabilitat?+
No. Kitchen Stocker gestiona l'operativa de compres i factures de proveïdor (verificació, arxiu, creuament amb comandes). Per a la comptabilitat fiscal pots exportar les dades a CSV perquè el teu gestor o programari comptable les incorpori.
Digitalitza els teus albarans i deixa de pagar factures sense revisar
Kitchen Stocker extreu les dades de les teves factures amb OCR, les creua amb les comandes i t'avisa si alguna cosa no quadra. Comença amb 14 dies gratis.
Sense targeta de crèdit · Configuració en menys de 48h
Altres recursos
Última actualització: 2026-04-12